Успех компании и уровень прибыли бизнеса зависят от того, как каждый из сотрудников выполняет свою работу. Однако контролировать всю компанию сложно: много факторов, различных задач, разрозненных данных, цепочек взаимодействий. Чтобы нормализовать все процессы в единый процесс используют оптимизацию бизнеса.
В основе оптимизации лежат улучшения, цель которых — оттачивание отдельных бизнес-процессов или всей деятельности компании. Оптимизация предполагает выбор правильного направления для следования целям компании, например:
- снижение себестоимости продукта/услуги;
- сокращение времени на выполнение рутинных операций;
- усиление контроля за действиями сотрудников;
- разработка более совершенной системы управления/планирования;
- достижение прозрачности бизнес-процессов компании.
Цели компании зависят от ее положения на рынке, стратегии.
Признаки того, что компания нуждается в улучшениях
Оптимизация бизнес-процессов предполагает сплоченность коллектива, приложение усилий всеми его участниками. Зачастую под необходимостью оптимизации бизнеса стоят следующие процессы:
- работа оценивается как низкокачественная;
- на решение задач уходит слишком много времени;
- нет контроля приоритетов в работе или он находится на уровне, не удовлетворяющем топ-менеджмент;
- нет прозрачного разграничения сфер ответственности;
- количество сотрудников/отделов возросло, но результаты работы не улучшаются;
- связь между отделами регулярно дает сбои.
Если вы заметили один или несколько из приведенных признаков, значит нужно провести модернизацию. Причиной также могут служить внедрение современной информационной системы или структурные изменения в компании. Динамику отслеживают при любых важных изменениях: новый продукт, новый рынок, усиление конкуренции, текучка кадров, изменение условий контрактов с поставщиками.
Основные правила оптимизации бизнес-процессов компании
Для эффективной оптимизации необходимо утвердить основные цели, задачи, сферу, на которую она будет направлена модернизация процессов. Методов и технологий много, можно выбирать, сопоставлять. Есть три правила, работающие всегда.
- Фундамент
Любая система нуждается в предварительном исследовании. Грамотная оптимизация бизнеса начинается со знакомства с проектом. Необходимо оценить уровень/состояние производства, текущую прибыль, количество сотрудников, подразделений, возможные риски и перспективы развития компании. Зачастую именно руководство компании принимает решение о том, какие процессы или отделы требуют реструктуризации из-за низкой эффективности.
«Фундамент» — обычно это схема, в которой подробно прописаны данные о процессах компании.
2. Последовательность
Работать нужно постепенно: сначала выделить причины текущего положения компании, а затем переходить к трансформации бизнес-процессов. Важно обращать внимание не только на внутренние проблемы, но и на внешние: цену, которую компания установила на свою продукцию, привлекательность товара и даже маркетинговую стратегию.
3. Гибкость
Оптимизация бизнес-процессов основывается на гибкой политике, то есть разработанный комплекс мероприятий подстраивается под потребности всей компании в целом. Процедура не должна, улучшая деятельность одного отдела, негативно влиять на другие подразделения.
Методы оптимизации бизнес-процессов
1. Инжиниринг
Это комплекс мероприятий, направленных на внедрение новых информационных технологий, соответствующих времени/профилю бизнеса. Они помогают смоделировать организационную структуру деятельности компании. Инжиниринг предполагает введение технологий менеджмента, управление отдельными подразделениями и всей компанией.
2. Реинжиниринг
Предполагает пересмотр прежних подходов, отказ от них для достижения результативных показателей. Метод заключается в проведении внутренней революции: сокращении персонала или ресурсов, объединении подразделений.
Реинжиниринг подойдет бизнесу, который не приносит реальную прибыль и близится к банкротству. Возможно, на период изменений процесс производства придется приостановить.
3. CPI или метод непрерывного улучшения
Это долгосрочное развитие бизнеса «снизу-вверх», которое происходит за счет сотрудников. Нововведения необходимо внедрять поэтапно: сначала в отдельных подразделениях, затем во всей компании. Такой метод обеспечивает рост качества работы, сокращение расходов, а также длительности цикла бизнес-процесса.
4. Total Quality Management
Этот метод управления качеством заключается в том, что в управление бизнес-процессами вовлекаются все сотрудники компании. Это повышает эффективность работы, увеличивает степень ответственности работников.
Подготовка к оптимизации
Начинать нужно с назначения руководителя проекта, от которого в основном будет зависеть успех изменений. Выбирайте специалиста с большим опытом в подобной работе, подходящим характером. Чаще всего на эту должность назначают действующего генерального директора или его заместителя.
Далее создается проектная группа. Лучше всего, если оптимизацией будут заниматься сотрудники компании вместе с внешними консультантами. Персонал возьмет на себя анализ и модификацию текущих процессов, а сторонние специалисты – обучение технологиям.
Выбирайте стороннюю организацию или партнера по внедрению системы ответственно, учитывайте опыт и квалификацию специалистов. Компания кроме аудита и оптимизации может заняться повышением профессионализма сотрудников.
В ходе оптимизации используются следующие инструменты:
- исключение — выявление, ликвидация излишних расходов, сокращение транспортных путей.
- изменение. Во время оптимизации обязательно внедрение новых алгоритмов, повышение характеристик используемых на предприятии технологий.
- упрощение. Облегчение процедуры оформления заказа, доставки, других процессов.
- стандартизация. Инструмент подразумевает применение лучших рабочих стандартов в мире.
- ускорение. Автоматизация бизнес-процессов при помощи новейших технологий.
Обеспечение взаимодействия. Внедрение единой информационной схемы на предприятии, улучшение взаимосвязи между отделами.
Добавление. Включение необходимых узлов и промежуточных этапов для того, чтобы ускорить работу, повысить качество, улучшить финансовый результат. Инструменты необходимы для совершенствования, ускорения рабочих процессов, а также разграничения ответственности каждого отдела. После предварительной подготовки начинают оптимизацию.
Поэтапная оптимизация бизнес-процессов
- Изучение текущего механизма работы
Перед началом проекта необходимо выделить основные процессы организации. Их можно разделить на три категории:
- основные. Выполняются для получения прибыли, удовлетворения потребностей клиентов выпускаемым продуктом/услугой.
- вспомогательные. Необходимы для стабильной работы предприятия, но прямого воздействия на финансовый результат не оказывают.
- управленческие. Позволяют принимать верные решения, строить стратегии, заниматься планированием, устанавливать конкретные цели/задачи, осуществлять контроль выполнения определенных задач.
2. Анализ и оптимизация
После изучения общей ситуации, отраслевого профиля необходимо проанализировать работу. Делается это в несколько этапов:
- определение ключевых показателей эффективности. Обычно это деньги/время, которые были потрачены на выпуск продукции или оказание услуг. Также учитывают отзывы сотрудников.
- поиск избыточных узлов. Это действия, которые можно ликвидировать или автоматизировать. Например, инвентаризация, просмотр остатков продукции на складе.
- проектирование идеальной модели бизнес-процесса. Данный этап должен учитывать потребности сотрудников и компании, а также конечную цель оптимизации.
- внедрение современных и прогрессивных технологий. Нужно познакомить персонал с новым алгоритмом и разъяснить все направления работы с ним. Важно, чтобы коллектив понимал пользу изменений и свое участие в этом процессе.
- анализ результата. После наблюдения за внедрением изменений нужно произвести их оценку. По результатам можно сделать выводы об эффективности проведенной оптимизации.
Возможные ошибки
Грубые ошибки и недочеты могут снизить эффективность оптимизации. Выделим основные:
- неверное распределение сил в проектной группе. Нужно правильно понимать приоритет каждого этапа работы, эффективно распределять обязанности.
- неверная постановка целей. Каждый этап должен быть направлен на решение конкретной задачи. Важно помнить, для чего выполняется работа и какой эффект от нее должен быть.
- участие руководителей в оптимизации бизнес-процессов. Заниматься такими новшествами должны специалисты с соответствующим опытом и квалификацией, непредвзятым отношением и объективным взглядом. Без знания технологий сложно эффективно провести процедуру.
- старт проекта без предварительных исследований. Желание потратить меньше часто приводит к неэффективному результату модернизации процессов.
- неверный выбор инструмента оптимизации. Рынок инструментов большой, поэтому ошибиться в выборе способа легко. Нужно помнить, для чего вы инвестируете в ПО, какую функцию оно должно выполнять.
- импульсивные решения. Каждый этап должен быть основан на изучении и анализе текущей ситуации в компании. Важно бороться с причинами, а не со следствием, идти от малого к большому, не пытаясь сразу получить максимум.
- некомпетентные специалисты или партнер по оптимизации бизнес-процессов компании. Важным этапом внедрения системы совершенствования функционирования бизнеса является именно выбор партнера или подрядчика, который позволит повысить прозрачность и управляемость компании на основе накопленного опыта.
CT Consulting имеет большой опыт по внедрению инструментов оптимизации бизнес-процессов на основе CRM-системы Salesforce. Являясь крупнейшим партнером компании Salesforce на территории России, CT Consulting предлагает инструменты с функциями искусственного интеллекта для управления бизнесом в ходе всего жизненного цикла продукта. Вы сможете скорректировать работу внутри компании, выстроить прозрачные взаимоотношения с поставщиками и клиентами. Компания также специализируется разработкой собственных отраслевых решений на базе платформы Salesforce, чтобы оптимизировать основные бизнес-процессы в каждой сфере и обеспечить постоянный рост клиентам.
