Вы когда-нибудь видели или слышали о методике наведения идеального порядка от японского специалиста Мари Кондо?
В популярном реалити-шоу на канале Netflix «Уборка с Мари Кондо», девушка ходит по домам американцев и выбрасывает все действительно ненужные вещи, которые пылятся месяцами. Суть ее подхода заключается в том, чтобы сначала выяснить, что делает нас счастливыми или доставляет нам радость в доме, а потом устранить все остальное. Возможно данный метод к уборке всего ненужного стоит применить, работая в CRM-системе Salesforce? Давайте проверим!
Начните с инвентаря
Для того, чтобы надлежащим образом начать борьбу с беспорядком в вашей системе, вам необходимо подобрать хороший инвентарь. Самый простой способ это сделать — использовать Salesforce Optimizer. Salesforce Optimizer представляет собой некий чистильщик системы, задачей которого является удаление устаревших записей, оптимизация отчетов, панелей мониторинга, макетов и повышение производительности системы. Подобные данные предоставляются в виде отчета и являются отправной точкой для определения действительно полезной для дальнейшей работы информации.
Избавьтесь от ненужного
С помощью отчета Salesforce Optimizer вы сможете легко и быстро выявить те данные, которые также захламляются при длительном активном пользовании системой. Зачастую большинство собранных там материалов совершенно не требуются для работы ни вам, ни вашей организации. Итак, на что вам необходимо обратить внимание при организации рабочей зоны в Salesforce?
- данные, которые принадлежат неактивному пользователю
- активные пользователи Salesforce, которые больше не работают в вашей компании
- данные, которые не обновлялись в течение длительного времени или устарели
- объекты и поля без точных данных
- отчеты и панели мониторинга, которые не запускались в течение длительного времени
- старые шаблоны электронной почты
- бизнес правила, процессы или формулы, которые неактивны или не используются вовсе
- приложения AppExchange, которые не использовались с момента установки
Решите, что какие данные необходимо сохранить
Обсудите с другими коллегами или пользователями, какие данные необходимо сохранить в системе для дальнейшей работы. Вот некоторые рекомендации перед тем, как начать очищать систему от мусора:
- создайте резервную копию данных – лучше создайте копию данных или выгрузить их из вашей системы, но не засоряйте вашу базу данных
- агрегируйте исторические данные — не нужно строить отчет по отдельным данным. Просто примените необходимые фильтры для отчетов и сохраните их в системе.
- переместите ненужные данные из макетов страниц или отчетов (не удаляйте их, просто переместите) — посмотрите, действительно ли вам нужна эта информация, или она просто существует без особой надобности.
- настройте уровень прав доступа к отдельным папкам для пользователей
— существует множество стандартных отчетов, которые вы не можете удалить, но вы можете скрыть некоторые данные от пользователей путем разграничения прав доступа - пригласите коллег на обед — используйте это время, чтобы выяснить как сотрудники работают внутри системы или же какими объектами пользуются ежедневно
Наслаждайтесь наведённым порядком
Теперь вы можете вздохнуть с облегчением, ведь вы можете работать в обновленной версии CRM-системы Salesforce. Но нужно помнить, что живая CRM всегда будет накапливать мелкие ошибки, ненужную информацию, забытые записи и данные. Обычно на их очистку не хватает времени и желания, но все же, хотя бы раз в полгода делайте генеральную уборку системы. Держите систему в порядке, настраивайте ее под себя и увеличивайте продажи вместе с Salesforce!
