Благодарим за регистрацию! В ближайшее время специалисты компании CT Consulting ответят Вам. Памятка системного администратора: что нужно сделать перед уходом в отпуск? - CT Consulting

Памятка системного администратора: что нужно сделать перед уходом в отпуск?

Приближаются майские праздники и пора летних отпусков, многие из нас уже задумываются над тем, где же провести эти первые тёплые деньки. Предлагаем позаботиться о том, чтобы ничто не помешало вашему отдыху и подготовиться к праздникам заранее. Мы решили составить подборку лучших советов для тех, кто собирается на отдых, но боится надолго оставить рабочее место.
Многие из нас перед уходом в отпуск или перед праздниками берут лист бумаги и выписывают на него все открытые задачи: и рабочие, и личные, но если у вас есть crm-система Salesforce, то вы сможете значительно сэкономить время и автоматизировать многие рутинные процессы.

Для администратора Salesforce это хорошие новости. Мы можем заняться тестированием и погрузиться в работу над новыми функциями и тем самым модулем Trailhead, который так долго откладывали. Но это также может стать трудным временем для вас, пользователей — электронные письма без ответа, забытые пароли, и не стоит забывать, что вы, вероятно, тоже возьмёте отпуск!
Итак, давайте подготовимся к праздникам заблаговременно и выполним несколько полезных рекомендаций. Администраторы Salesforce, данные рекомендации будут очень полезными для вас.
1. Общение с пользователями
Первым шагом на пути к успешному отдыху является общение. Если вы является администратором Salesforce, то вам в обязательном порядке необходимо регулярно информировать пользователей об изменениях и новостях внутри системы или компании. Поэтому, не забудьте отправить своим контактам электронное уведомление, пример которого приведён ниже, чтобы заранее сообщить им о своем отсутствии в офисе. Для вашего удобства, мы создали простой шаблон такого письма:
Добрый день{!Пользователь.Имя}!
Приближается пора весенних праздников и отпусков, я бы хотел заранее проинформировать вас о своем отсутствии в офисе на данное время. В период с [дата начала] по [дата окончания] я буду отсутствовать в офисе с ограниченным доступом к почте и интернету. Однако, если вам потребуется помощь компании СT Consulting/Salesforce или у Вас возникнут срочные вопросы — пожалуйста, напишите мне письмо, на которое я обязательно отвечу, когда вернусь, или свяжитесь с: [КОНТАКТНОЕ ЛИЦО].
Желаю Вам хорошего дня!
Но, помимо отправки простого письма, нам необходимо выполнить ещё целый ряд задач.  Многие используют Правило Трех при общении с пользователями. Три метода отправки, чтобы убедиться, что каждое сообщение точно дойдёт до адресата. Во-первых, сообщите им в письме, когда вас не будет в офисе. Затем обязательно опубликуйте в чате такое же сообщение. И, наконец, настройте автоответ на любое информационное письмо или обновление для ваших пользователей. Таким образом, у них наверняка будет возможность получить и прочесть его.
2. Обновления в чате
Прежде чем покинуть офис и отправиться в отпуск, вам следует сделать еще несколько полезных вещей. Во-первых, можно изменить изображение вашего профиля в чате, чтобы оно стало визуальным напоминанием о том, что вас нет в офисе. Есть много вариантов, нужно просто поискать. Это отличная идея, потому что вы сможете визуально сообщить всем пользователям о том, что вы недоступны и вас желательно не беспокоить. В дополнение к изменению изображения профиля, не забудьте настроить отправку Сообщения об Отсутствии в Офисе в чате. Таким образом, когда вас упоминают в чате, коллеги видят ваш статус и будут  в курсе вашего отсутствия на рабочем месте. Кстати, этот совет отлично подходит администраторам, которые могут предложить своим пользователям делать то же самое!
3. Настройте автоответ об отсутствии в офисе
Это, пожалуй, то, что мы делаем чаще всего. Но, является ли ваше сообщение об отсутствии в офисе достаточно информативным? Представьте себе пользователя, который пытается завести новые данные о продажах в системе на конец месяца, но, как оказывается далее, у него недостаточно прав или полномочий сделать это. Ваш коллега пишет вам письмо о решении проблемы, но в итоге лишь для того, чтобы получить автоответ о вашем отсутствии в офисе.
Настройте автоответ более детально и информативно, чтобы те пользователи, которые его получат, знали, к кому и куда им обратиться за помощью. Итак, что ваше сообщение должно включать следующую информацию:
• Обозначьте конкретные даты, когда вас не будет в офисе
• Собираетесь ли Вы проверять электронную почту?
• Куда клиенты могут обратиться за помощью — в отдельную группу в чате? Или к другим уполномоченным администраторам/коллегам?
• Если это чрезвычайная ситуация, и им необходимо связаться с вами — каким образом лучше всего это сделать?
Вот пример такого сообщения:
Меня не будет в офисе всю неделю (11/19 – 11/23).
Если вам потребуется помощь в течение этого времени, пожалуйста, отправьте свой вопрос в чат группы поддержки Salesforce.
Я буду периодически проверять электронную почту, но не буду доступен в Google IM. В случае возникновения срочных вопросов, вы можете направить мне сообщение по номеру(+1-555-555-5555).
4. Установите SalesforceA
Если Вы ещё не установили новое приложение Salesforce Admin, то сделайте это прямо сейчас перейдя по данной ссылке: https://itunes.apple.com/gb/app/salesforcea/id731117958?mt=8&ign-mpt=uo%3D4. Если Вы его уже установили, то в обязательном порядке зарегистрируйтесь, потому что в любом случае найдётся несколько пользователей, которые пропустят вашу рассылку по электронной почте и совершенно не обратят внимание на обновление изображения в профиле.
Вот и все. Итак, а какие действия вы совершаете перед уходом в отпуск? Делитесь с нами комментариями ниже или в Instagram, используя хэштег #AwesomeAdmin. Счастливых праздников!